寺岡伸浩税理士事務所


       業務改善の推進による効率化の推進






       経理処理は、パソコンを使うと便利です。
   当事務所推奨の業務上の運営ルールをご利用下さい。


 経理処理にはパソコンを使うと便利です。

 しかし、パソコンを使いさえすれば、何でもよいのではなく、やはり、「証拠能力」を高く確保できる経理の業務の仕方
というものをご理解いただき、これを実施していただくことが必要です。
 また、これは、手書きとは少々異なる業務上のポイントがあります。

 


 当事務所では、経理用ソフトの導入のご支援から、
「証拠能力」の高い経理業務の基本を整理してお教え
し導入を行うまでの基本的なカリキュラムを設置してお
ります。


 基本カリキュラム : 全5回( 4H /回
              全20時間マンツーマン指導)
              会計ソフトの操作講習を含みます。
              
  1回目 : 現状の業務内容の確認と導入ソフトの選定
 
  2回目 : 現状の業務ルールの整備、改善のご支援

  3回目 : 会計ソフト(販売管理ソフト)の導入のご支援
         (業務整備と操作演習)

  4回目 : 会計ソフト(販売管理ソフト)の操作演習

  5回目 : 会計ソフト(販売管理ソフト)の操作演習と業務
         方法再確認

  ※会計ソフト(もしくは販売管理ソフト)は、当事務所から購
    入申し込みできます。
   業務内容に合った、最適なソフトをご検討いたします。

  全五回で1コースとなっています。
  会場は、当事務所の打ち合わせコーナーで行えますし、お
  伺いして実施することも可能です。。

  顧問先の方は、無料で行っております。

  全五回で1コースとなっています。
  会場は、当事務所の打ち合わせコーナーで行えますし、
  お伺いして実施することも可能です。

  お問合せ先   :   Form Mail





●企業内の業務には、いろいろな問題があります。



 企業の営利活動は、さまざまな業務の処理を介して実行されます。

 また、一度に整備された状況の中で業務が実施されることはなく、日々の経営活動の中で、少しずつ
断片的に組み立てられて来た業務が組み合わさっているというのが実際のところです。

 また、各業務は、取引関係や従業員の異動にあわせて日々変化しながら、期日をにらみながら進んで
いるというのが一般的な状況です。



 このような中にあっては、各部署間の情報連携が充分に行かず、同じ情報を各部署で作成していたり
(二重業務)、一部の熟練社員に寄りかかって業務が維持されていたり(属人化)、正規の書類ではなく、
単なる事務処理メモや口頭連絡で不足を補っていたり(業務設計上の欠陥)、一部の担当者の機転や経
験でミスが出ることを事前に防止していたり(偶然に依存した安全運転)という、一見、業務がうまく回って
いるのですが、潜在的な業務エラーの要因を抱えていることが往々にしてあります。



 顕在化している業務上の問題や業務上のエラーに対しては、問題となる事項が明確になっていますか
ら、改善は容易です。

 しかし、潜在化した問題は、一旦、ことが起きてからしかその問題を把握することが困難です。

 まして、ことが起きたときには、事態は急を要していることが多いのです。



 急を要する前に、事前に業務全体を掌握して、コンプライアンスにも即した、効率的な業務設計を行うこ
とが必要です。







●業務は日々変化しています



 企業の営利活動は、日々の顧客とのやり取りや取扱商品の変更、人員の入れ替えなどで変化をしつづ
けています。

 しかし、企業内の業務処理方法も、それに合わせて改善され,最適化されたものにしていかなくてはなり
ません。

 さらに、将来的な業務量の増大も考慮してある程度の余力を持っている必要があります。



 業務改善に伴う業務の再設計は、この部分に時間と労力がかかる専門的な作業になります。

 また、一旦業務改善を実施したからといって、そのままで通用するのは、せいぜい5年程度です。

 このため、当事務所では、数年に一度の業務改善調査を行うことを推奨しております。



 当事務所では、単なる経理指導ではなく、業務の体制を根本的に見直し、より少ない人数や手法で、より
最大限の効果をあげられる業務体制の構築と改善方法を、ご提案申し上げております。

 また、必要に応じて最適な方法での管理会計の導入(部門別損益管理の導入や、予算管理の導入)のご
提案やご指導をも行っております。



 お気軽にご相談ください。



 当事務所では、経営者の意思決定支援という立場から、
経理業務や管理会計制度の導入を主軸とした業務改善を
実施しております。
      (Form Mailメールはこちら)







●業務改善プロセス



 通常、業務改善のプロセスは、以下の手順で進行します。



1)業務改善の目的の確認と調査範囲の確定

 業務改善を必要とする理由や、対象とする範囲に関して、経営者の予見と目的を確認します。

 また、改善に投入できる予算規模を確認し、社内の改善推進責任者(単に管理職にいる人材だけでは
なく、実際に業務を熟知している人材の両方を責任者に任命)を確定します。

 この予見に基づき、業務調査の範囲を確定し、調査スケジュールを決定します。



2)業務調査の実施

 打合せた、業務範囲に対して、業務調査を実施します。

 業務調査は、主として、「社内で使用されている全帳票の収集」と、「その作成から利用までの業務の
流れの確認」、「各業務担当者の業務分担の確認とその業務内容のヒアリング調査」によって実施します。

 また、希望に応じて、会社の保有する全資産に対する実地調査を行い、所在確認、管理責任の確認を
行います。



 ※資産・負債の実地調査は、過去の経験から、行われることをお勧めします。

 過去の事例から見ますと、減価償却資産台帳と現物との突合調査を実施したところ、何年も前に廃棄
済みの機械や備品が台帳に記載されていたり、保険契約などの正しい計上処理が行われていなかった
りという事例がありました。

 起業してから数十年も経過していますと、この確認が甘かったりすることが多くあります。

 一度、この確認を行われることをお勧めいたします。



 ※この業務調査の過程で、経営者の予見が間違っている場合や当初の目的をカバーするには調査対
   象を拡大・変更する必要が出る場合があります。この場合には、再度、経営者との打合せを実施し、
   調査範囲と目的の再調整を実施します。



3)改善計画の作成

 調査内容をもとに、現在の業務上の問題点を、顕在化している問題点と潜在的な問題点とに区分して
整理いたします。

 整理した問題点をクリアし、なお且つ、改善目的に添い、予算の範囲内でどこまでの改善ができるかを
検討します。

 (必要なら、追加予算により可能となる改善事項の指摘も行います。)



4)改善計画の当初打合せの実施

 作成した改善計画書をもとに、経営者と業務責任者(管理者と業務熟知者)のご意見を聴取し、改善方
法に手直しを加えます。

 業務調査時には明らかにならなかった事項や、制約条件などを確認し、より最適な改善計画を検討す
る下地にします。

 また、人員規模、予算規模に関しても、再度の調整を行います。



5)改善計画の再検討

 打合せ内容をもとに、改善計画を練り直します。

 ここで再検討された改善計画をもとに、改善スケジュールを再検討します。



6)再検討された改善計画の打合せの実施

 再検討した改善計画をもとに、打合せを実施し、合意が得られれば、その改善計画を実施に移します。

 ここでは、改善過程で一時的に、人材が必要になるような場合には、派遣会社から一時的な支援を受
けることを含めて、協議します。



7)改善指導の実施と改善内容の運用指導の実施

 計画内容にあわせて、改善を実施します。

 当初任命した業務責任者以外に、中核となる人材が必要になる場合には、その方も社内担当者に任
命し、業務改善が円滑に進むように根回しする中で実施していきます。



 ※社内担当者、責任者は、改善の推進と運用において重要な人材です。

  また、今後の当該業務の中核担当者になることを確定した人材となることが多いのが改善の実状で
   す。

  そのため、この人材の協力が、改善の成功には欠かせません。



 ※改善活動を行うためには、通常業務に加えて、改善活動を行う時間的余力を必要としますので、派
   遣会社を含めて、一時的な人員強化を行う必要があります。



8)重要事項

 業務改善は、誰かをリストラするために行うのではないことを、あらかじめ考慮し、改善活動に入る前に
社内に公知しておく必要があります。

 業務改善の抵抗勢力を生じさせないためにも、この根回しは重要な事項になります。



 ※よくある事例では、改善の対象部門の責任者や業務担当者が、過去の業務内容を否定されると勘
  違いしてみえることが往々にしてあります。この、社内調整は、事前に充分に行っておく必要がありま
  す。







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